Startup Companion Eisenhower Matrix
Jedes Organisationswerkzeug ist nur so gut wie sein Anwender. Ihr dürft daher keine Wunder von der Eisenhower Matrix erwarten und solltet euch darüber in Klaren sein, dass für die Anwendung immer der Kontext betrachtet werden sollte und eine falsche oder zu blinde Anwendung der Prinzipen, sogar zu negativen Effekten führen kann. Nach einigen Jahren der Eisenhower Matrix Nutzung, habe ich die Matrix meinen Erfahrungen und Bedürfnissen angepasst. Ich hoffe, dass meine angepasste Matrix gerade neuen Anwendern einige Probleme erspart. Die Strategien zur Bearbeitung der Quadranten der Startup Companion Eisenhower Matrix entsprechen den Strategien der klassischen Eisenhower Matrix. Ich habe allerdings mit dem Miniaufgaben-Quadrant ein zusätzliches Feld geschaffen und ein Design entwickelt, welches zusätzlichen Raum für Notizen bietet.
Meine persönlichen Tipps und Anpassungen habe ich nachfolgend beschrieben. Außerdem habe ich meine überarbeitete Eisenhower Matrix in 3 unterschiedlichen Ausführungen als druckbares PDF Dokument designet, welches ihr gerne nutzen könnt, falls ihr nicht täglich eine eigene Matrix zeichnen wollt.
Eisenhower Matrix 2x pro Seite
Eisenhower Matrix 3x pro Seite
Miniaufgaben-Quadrat
Viele Projektmanager schlagen vor täglich die wichtigste Aufgabe als erstes zu bearbeiten und mit etwas Neuem erst zu beginnen wenn die Aufgabe erledigt wurde. Diese sogenannte „Eat the Frog“ Methode hat durchaus Berechtigung allerdings birgt sie eine versteckte Gefahr. Wird an einer wichtigen Aufgabe gearbeitet, die sich z.B. über mehrere Tage erstreckt, dann bleiben alle anderen Aufgaben zwangsläufig liegen. Das führt wiederum dazu, dass sich viele kleine Aufgaben anstauen, die ein Ohnmächtigkeits-/Überlastungsgefühl auslösen können und somit ein effizientes Arbeiten verhindern.
Meiner Erfahrung nach ist es daher besser, feste Zeitslots für kleine/schnell umzusetzende Aufgaben einzuplanen. z.B. 30 Minuten nach der Frühstückspause und 30 Minuten nach der Mittagspause.
Angelehnt an die Pomodoro-Technik, bei der der Arbeitsalltag in 25 Minuten Einheiten unterteilt wird, kann es außerdem sinnvoll sein die Arbeit in fest definierten Zeitabständen bspw. aller 2 Stunden zu unterbrechen, um für maximal 15 Minuten an kleinen Aufgaben aus dem Miniaufgaben-Quadrant zu arbeiten. Unterbrechungen nach 2-3 Stunden innerhalb von großen Arbeitspaketen können die Produktivität erhöhen, da der sogenannten Betriebsblindheit entgegengewirkt wird. Ich beende bei einer solchen Unterbrechung gerne eine Miniaufgabe und mache dann 5 Minuten Pause mit dem guten Gefühl etwas geschafft zu haben. Anschließend kann man wieder sehr motiviert an der größeren Aufgabe weiterarbeiten.
Tipp: Große Aufgaben sollten immer in kleine Arbeitspakete zerlegt werden, die im besten Fall innerhalb von max. 4 Stunden abgearbeitet werden können.
Tipp: Kleine Aufgaben die innerhalb von 2 Minuten erledigt werden können, sollten sofort ohne Priorisierung umgesetzt werden, sofern sie in Summe täglich nicht mehr als 1 Stunde in Anspruch nehmen.
Tipp: Verzichte darauf mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails den Tag zu beginnen. Diese Tätigkeit zieht einen schnell in ihren Bann, sodass oft mehr Zeit für diese Aufgabe verwendet wird als dir lieb sein sollte.
Differenzieren zwischen privat und beruflich
Mit der Eisenhower Matrix lässt sich fantastisch der Alltag organisieren. Allerdings sollten private und berufliche Angelegenheiten strikt voneinander getrennt werden. Eine Priorisierung ist sonst nicht möglich ohne einen wichtigen Bereich deines Lebens zu vernachlässigen. Wenn du an mehreren unterschiedlichen Projekten arbeitest, kann es zudem hilfreich sein, für jedes Projekt eine eigene Matrix zu nutzen. Persönlich arbeite ich gerne gleichzeitig an mehreren Projekten und habe daher für mich ein Dokument erstellt, in dem auf einer DinA4 Seite 3 Eisenhower Matrizen eingezeichnet sind. Die erste Matrix ist mein Hauptprojekt in das die meiste Zeit meiner Arbeitskraft fließt. Die zweite Matrix verwende ich meist für meine private Organisation und die dritte Eisenhower Matrix wird für ein Nebenprojekt oder auch für mehrere Nebenprojekte verwendet.
Ziele nicht aus dem Augen verlieren
Die Verwendung von verschiedenen Matrizen für diverse Projekte hilft bei einer sinnvollen Priorisierung der Aufgaben. Entscheidend ist allerdings sich der Projekt- und Wochenziele bewusst zu sein. Nur Aufgaben die helfen deine Ziele zu erreichen, sind wirklich wichtige Ziele. Ich rate daher dazu neben oder über die Eisenhower Matrix das Projekt- oder Wochenziel zu definieren. Ziele sollten im Übrigen stets SMART sein d.h. spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminierbar.
Das Eisenhower Grid als Journal
Als ich vor einiger Zeit meinen Arbeitsplatz aufgeräumt habe, habe ich einen dicken Stapel an ausgefüllten alten Eisenhower Matrizen gefunden. Obwohl ich auf den meisten Blättern kein Datum notiert hatte, konnte ich anhand der Aufgaben meist eine genaue zeitliche Einordnung durchführen. Es war sehr Interessant für mich meinen aktuellen Stand und Fortschritt mit den durchgeführten Aufgaben aus der Vergangenheit in Verbindung zu bringen. Teilweise konnte ich auch Ideen und Ansätze in die Gegenwart übertragen. Abgeschlossene Projekte die damals keine große Resonanz erzeugt hatten, konnte ich dank des strukturierten Aufbaus als Blaupause in der Gegenwart erneut testen ohne mir Gedanken zur Ablaufplanung machen zu müssen. Allerdings fehlten Ergebnisse bspw. aus der Aufgabe Kundenbefragung, da Ergebnisse nicht in der Eisenhower Matrix niedergeschrieben werden und ich diese in einer separaten Tabelle notiere. Damit dieser zusätzliche organisatorische Aufwand entfällt, habe ich ein Feld für Notizen geschaffen, in denen wesentliche Ergebnisse, Bedarfe oder Einkaufslisten notiert werden können.
Heftet man die Startup Companion Eisenhower Matrizen chronologisch ab, entsteht ein sehr mächtiges und hilfreiches Journal.