Startup Companion

Eine der wichtigsten Aufgaben für einen Entrepreneur ist es die eigenen Aufgaben zu organisieren. Diese Lektion habe ich gelernt, als ich neben meinem Studium eine Marketingagentur zu dessen Finanzierung gegründet habe. Zu dieser Zeit war ich noch ein begeisterter Sportler und “No pain, no gain” mein Trainingsmotto, welches ich leider auf meinen Arbeitsalltag übertragen habe. Ich dachte je härter und je mehr ich arbeite, desto erfolgreicher werde ich sein. Anfangs schien die Annahme auch zu stimmen und ich bekam wöchentlich mehr Aufträge. Allerdings hatte ich hohe Opportunitätskosten. Aufgrund der vielen zu erledigenden Aufgaben, schränkte ich meine Hobbys und auch mein Training immer weiter ein. Meine Wochenarbeitszeit stieg auf durchschnittlich 98 Stunden.

Erst als ich an den Punkt kam, an dem ich zeitlich keine weiteren Aufgaben mehr abarbeiten konnte, versuchte ich effizienter zu werden. Ich fing bspw. an meine Aufgaben zu priorisieren und las entsprechende Fachliteratur zum Zeitmanagement. Irgendwann bin ich auf die Eisenhower Matrix aufmerksam geworden, welche schnell zu meinem Lieblingswerkzeug im Zeitmanagement geworden ist. Wie die Eisenhower Matrix angewandt wird und wie ich sie für meine Zwecke angepasst habe, möchte ich in diesem Artikel mit euch teilen.

Tipp: Vergesst niemals das Leben zu genießen. Nehmt euch regelmäßig Zeit für ein Hobby oder eine Aktivität die euch Spaß bereitet. Jeder Mensch braucht neben der Arbeit einen Ausgleich. Ihr werdet schnell feststellen, dass ihr umso effektiver arbeiten könnt, je ausgeglichener ihr seid.

Das Eisenhower Prinzip

Dwight D. Eisenhower war Alliierten-General und von 1953–1961 Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika. Ihm wird nachgesagt, dass er im Vergleich zu anderen Menschen außergewöhnlich produktiv und effektiv war. Diese Effektivität basiert auf einem einfachen Prinzip, das heute seinen Namen trägt und anstehenden Aufgaben die Kategorien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) zuweist. Die wichtigsten Aufgaben können somit zuerst erledigt und unwichtige Aufgaben aussortiert werden. Die Anwendung in der Praxis ist wirklich sehr einfach. Es wird lediglich eine Tabelle (Matrix) mit den zwei Spalten DRINGEND und NICHT DRINGEND sowie den Zeilen WICHTIG und NICHT WICHTIG angelegt. Aus den 4 Kombinationsmöglichkeiten entstehen 4 Quadranten mit unterschiedlichen Bearbeitungsstrategien, auf die die jeweiligen Aufgaben aufgeteilt werden.

 

		Dringlichkeit
		dringend	nicht dringend
Wichtigkeit	wichtig	Quadrant 1 Sofort selbst erledigen	Quadrant 2 Terminieren und selbst erledigen
	nicht wichtig	Quadrant 3 An kompetente Mitarbeiter delegieren	Quadrant 4 Nicht bearbeiten (Papierkorb)

 

Quadrant 1 – Sofort selbst erledigen

Dringende und wichtige Aufgaben benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit und müssen selbst erledigt werden. Die Aufgaben sind wichtig für deine persönlichen oder beruflichen Ziele.

In der Zeitmanagementliteratur wird oft darauf hingewiesen, dass Zeitmanagementmethoden existieren, damit wichtige Aufgaben niemals dringend werden. Unterschlagen wird bei diesem Einwand, dass es zwischen der Theorie und Praxis große Unterschiede geben kann insbesondere durch unvorhersehbare Ereignisse. Dennoch ist es richtig, dass viele Aufgaben aus dem Quadrant 1 bereits im Quadrant 2 abgearbeitet werden könnten. Die Abgabe der Steuererklärung sollte beispielsweise mindestens einen Monat vor Ablauf der Einreichungsfrist durchgeführt werden. Dadurch wird diese Aufgabe nie dringend. Weitere Beispiele für Aufgaben aus Quadrant 1:

Notfälle, Deadlines, Probleme, Chancen die sofortige Aufmerksamkeit bedürfen, Steuerdeadlines, Autodefekt, Herzinfarkt

 

Quadrant 2 – Termin setzen & selbst erledigen

Wichtige Aufgaben helfen dir deine Ziele zu erreichen. Sind wichtige Aufgaben nicht dringend, kannst du diese entsprechend deines Terminkalenders sinnvoll planen. Eine sorgfältige Zeitplanung hilft dabei, dass Aufgaben aus dem 2. Quadrant nicht dringend und zu Aufgaben des 1. Quadranten werden. Generell sollten sich die meisten deiner notierten Aufgaben in diesem Quadranten befinden.

Beispiele: Steuererklärung, Weiterbildung, Training, Termine, Wochenplanung

 

Quadrant 3 – Delegieren

Es gibt Aufgaben die sind nicht wichtig zum Erreichen deiner Ziele aber wichtig beispielsweise für andere Personen. Die meisten Emails sind beispielsweise dringend, da jemand auf eine Antwort wartet aber oft unwichtig für deine Ziele. Diese Aufgaben sollten wenn möglich an eine kompetente und vertrauenswürdige Person delegiert werden. Wichtig ist hierbei den Fortschritt nachzuverfolgen, ob die Aufgabe wirklich abgeschlossen wurde. Sofern du allerdings noch keine eigenen Mitarbeiter hast und auch sonst auf keine Personen zum delegieren der Aufgaben zurückgreifen kannst, solltest du versuchen öfters aber höflich „Nein“ zu Bittstellern zu sagen und diese Aufgaben durch Absagen zu reduzieren. Andernfalls wirst du dich am Ende so fühlen, als würdest du von Tag zu Tag viel erledigen, während du schließlich feststellen musst, dass deine langfristigen Ziele keine Fortschritte gemacht haben.

Hinweis: Im 3. Quadranten befinden sich oft viele leicht umsetzbare Aufgaben, deren Umsetzung anderen Menschen hilft und uns damit mehr als andere Aufgaben mit einem Gefühl der Zufriedenheit belohnt. Es ist allerdings Vorsicht geboten, anderen auf Kosten deines eigenen Glücks ständig Freude zu bereiten und die eigenen Ziele aus den Augen zu verlieren.

 

Quadrant 4 – Nicht bearbeiten

Aufgaben im 4. Quadranten sollten ignoriert oder nicht bearbeitet werden, da sie reine Zeitfresser sind die dich deinen Zielen nicht näherbringen und auch anderen Personen keinen wesentlichen Mehrwert bieten. Leider wird oft viel zu viel Zeit für Aufgaben aus dem 4. Quadranten verbracht, ohne dass die Aufgaben wirklich wahrgenommen werden. Beispielsweise beim gedankenlosen Surfen im Internet, beim Scrollen durch Facebook oder Instagram oder durch Videos schauen und Fernsehen. Quadrant 4 Aufgaben werden sich nie vollständig eliminieren lassen, allerdings sollten wir uns über die negativen Folgen bewusst sein und die Zeitverschwendung auf ein Minimales reduzieren.

Beispiele: Gedankenloses surfen im Internet, Fernsehen, Videospiele

Zeitmanagement